Tilitoimiston vaihto ei ole asiakkaalle raskas projekti- näin teemme siitä helppoa

Moni yritys on joskus miettinyt tilitoimiston vaihtoa.Silti vaihto jää usein tekemättä, vaikka palvelussa olisi parannettavaa.

Syy ei yleensä ole hinta – vaan pelko vaivasta.

“Entä jos laskutus ei toimi?”“Entä jos joudun itse säätämään järjestelmiä?”“Entä jos vaihto vie kohtuuttomasti aikaa?”

Nämä ovat täysin ymmärrettäviä huolia. Tilitoimiston vaihto kuulostaa isolta projektilta.Todellisuudessa hyvin hoidettuna se on asiakkaalle kevyt ja hallittu prosessi.

Miksi tilitoimiston vaihto usein tuntuu vaikeammalta kuin se on?

Tilitoimiston vaihto mielletään helposti:

• tekniseksi järjestelmähankkeeksi

• verkkolaskujen ja ohjelmien selvittelyksi

• vanhan ja uuden tilitoimiston väliseksi pallotteluksi

Ja joskus se onkin ollut juuri tätä.

Mutta asiakkaan ei kuulu kantaa tätä vastuuta.

Asiakkaan ei tarvitse ymmärtää teknisiä yksityiskohtia

Tilitoimiston vaihdossa asiakkaan ei tarvitse tietää:

• mitä taloushallinto-ohjelmaa käytetään

• mikä on verkkolaskuosoite tai operaattori

• miten tiedot teknisesti siirtyvät

Ne ovat ammattilaisen vastuulla.

Asiakkaalle riittää, että hän tietää:

• milloin vastuu siirtyy

• että laskut kulkevat normaalisti

• mitä (vähäisiä) asioita häneltä tarvitaan

Mitä asiakkaan oikeasti tarvitsee tehdä?

Hyvin hoidetussa vaihdossa asiakkaan tehtävät ovat yleensä:

• siirtopäivän vahvistaminen

• tarvittavien valtakirjojen allekirjoittaminen

• tarvittaessa lyhyt hyväksyntä viestintään

Kaiken muun hoidamme me:

• järjestelmien perustamisen

• verkkolaskujen toimivuuden

• siirtymäajan valvonnan

• yhteydenpidon tarvittaviin tahoihin

  
  

Katkeaako laskutus siirron aikana?

Tämä on yleisin huoli – ja täysin aiheellinen.

Tilitoimiston vaihto suunnitellaan niin, että:

• ostolaskujen vastaanotto toimii koko ajan

• myyntilaskutus ei keskeydy

• siirtymäaikaa valvotaan aktiivisesti

Vaihto ei ole “katkaisukohta”, vaan hallittu siirtymä.

Entä vanha kirjanpito ja aineisto?

Aiempi kirjanpito ja tositteet säilyvät kirjanpitolain mukaisesti. Asiakkaan ei tarvitse huolehtia arkistoinnista tai historiasta – se kuuluu tilitoimiston vastuulle.

Miltä vaihto näyttää asiakkaan näkökulmasta?

Usein palaute on sama:

“Yllättävän helppoa. Minulta kysyttiin vain muutama asia, ja sen jälkeen asiat etenivät.”

Ja juuri näin sen kuuluukin mennä.

Jos vaihto on käynyt mielessä

Jos olet joskus miettinyt tilitoimiston vaihtoa, mutta jättänyt sen tekemättä vaivan tai riskien pelossa, kannattaa ainakin kysyä, miten vaihto hoidettaisiin.

Usein se on huomattavasti kevyempi prosessi kuin etukäteen ajattelee.

______________________________________________________________________

Usein kysytyt kysymykset tilitoimiston vaihdosta

Onko tilitoimiston vaihto työläs asiakkaalle?

Ei. Hyvin hoidettuna tilitoimiston vaihto on asiakkaalle kevyt prosessi.Asiakkaalta tarvitaan yleensä vain siirtopäivän vahvistus ja muutama allekirjoitus. Tekninen toteutus ja koordinointi kuuluvat tilitoimistolle.

Katkeaako laskutus tai ostolaskujen vastaanotto vaihdon aikana?

Ei katkea. Vaihto suunnitellaan ja toteutetaan niin, että laskujen lähetys ja vastaanotto toimivat koko ajan. Siirtymävaihetta seurataan aktiivisesti mahdollisten katkosten varalta.

Pitääkö minun opetella uusi taloushallinto-ohjelma?

Useimmissa tapauksissa ei tarvitse. Tilitoimisto huolehtii järjestelmistä ja käytännön kirjanpidosta. Jos asiakkaan tarvitsee käyttää jotakin järjestelmää (esimerkiksi myyntilaskutukseen), käyttöönotto tehdään hallitusti ja ohjatusti.

Mitä tapahtuu vanhalle kirjanpidolle ja tositteille?

Aiempi kirjanpito ja tositteet säilyvät kirjanpitolain edellyttämällä tavalla. Aineisto arkistoidaan asianmukaisesti, eikä se katoa tilitoimiston vaihdon yhteydessä.

Voiko tilitoimisto hoitaa yhteydenpidon vanhan tilitoimiston kanssa?

Kyllä. Asiakkaan ei tarvitse toimia välikätenä. Uusi tilitoimisto hoitaa tarvittavan yhteydenpidon ja aineiston siirtoon liittyvät asiat sovitusti.

Pitääkö minun ilmoittaa tilitoimiston vaihdosta toimittajille?

Usein ei tarvitse tehdä tätä itse. Tilitoimisto voi hoitaa verkkolaskutietojen päivitykset tai toimittaa asiakkaalle valmiin viestipohjan, jonka voi halutessaan lähettää eteenpäin.

Milloin tilitoimiston vaihto kannattaa tehdä?

Yleisimmin vaihto tehdään kuukauden tai tilikauden vaihteessa, mutta se on mahdollista myös muulloin. Sopiva ajankohta valitaan aina tapauskohtaisesti asiakkaan tilanteen mukaan.

Entä jos vaihto tuntuu silti epävarmalta?

Se on täysin ymmärrettävää. Siksi ennen päätöstä voidaan käydä rauhassa läpi, miten vaihto juuri teidän tapauksessanne toteutettaisiin. Usein jo tämä keskustelu selkeyttää tilannetta huomattavasti.

Miten pääsen alkuun, jos haluan selvittää tilitoimiston vaihtoa?

Alkuun pääsee matalalla kynnyksellä. Yleensä riittää lyhyt keskustelu, jossa käydään läpi yrityksen nykyinen tilanne ja se, miten vaihto toteutuisi juuri teidän tapauksessanne. Keskustelu ei sido mihinkään, mutta antaa usein selkeän kuvan siitä, onko tilitoimiston vaihto ajankohtaista ja kuinka helposti se olisi toteutettavissa.